Процес управління в системі митних органів
Важливим компонентом системи управління є процес управління. Процес управління - це діяльність об'єднаних у систему суб'єктів управління (лінійних і функціональних керівників, а також іншого управлінського персоналу), спрямована на зміну якісних станів керованого об'єкта, на досягнення цілей колективу шляхом реалізації певних, функцій з використанням відповідних методів і принципів управління.
Процес управління відрізняється специфічним змістом, в якому вирізняються аспекти: методологічний, функціональний, економічний, організаційний, соціальний та інформаційний.
Методологічний аспект полягає в тому, що процес управління реалізується по етапах в певній послідовності: цілепокладання, оцінка ситуації, визначення проблеми, вироблення управлінського рішення.
Мета - це подання керівника митного органу про те, якою повинна бути керована система.
Управлінська ситуація - це сукупність всіх умов (внутрішніх, і зовнішніх, об'єктивних і суб'єктивних) в конкретній сфері управління, що склалися в певний час і вимагають відповідних дій керівника.
Управлінські ситуації бувають простими і складними; добре проглядаються і з трудом піддаються аналізу; вимагають короткочасних, довгострокових, глобальних, часткових, комплексних дій або разових заходів.
Проблема - це основне протиріччя між ситуацією і метою. Роздільна здатність основного протиріччя автоматично веде за собою дозвіл всіх інших суперечностей. Формулювання проблеми визначає вироблення рішення.
Вироблення управлінського рішення - це пошук. шляхів вирішення проблеми, а також організаційна робота, пов'язана з практичною реалізацією знайденого шляху.
Функціональний аспект - це реалізація загальних функцій управління в певній послідовності.
Економічний аспект визначається діяльністю керуючої системи, пов'язаної з встановленням потреби ресурсів керованої системи та оцінкою їх використання.
Організаційний аспект полягає у використанні організаційно-розпорядчих методів впливу на керовану систему в послідовності: регламентування, нормування, інструктування і відповідальність.
Соціальний аспект процесу управління визначається участю людини у всіх його етапах, незалежно від тієї чи іншої ступеня автоматизації управління.
Інформаційний аспект полягає в певній послідовності операцій з перетворення інформації в процесі управління (пошук, збирання, сортування, первинна обробка і передача інформації).
Всі безліч операцій, які притаманні процесу управління, можна згрупувати наступним чином:
Операції цілепокладання.
Операції інформаційної роботи.
Операції аналітичної роботи та проектування варіантів вирішення.
Операції вибору варіанта дії.
Операції організаційно-практичної роботи.
Загальна та конкретні цілі управління митними органами визначаються Митним кодексом України та іншими законодавчими та нормативними правовими документами Президента РФ, Уряду РФ і ГТК Росії.
Мета повинна бути теоретично обгрунтованою, певної, кількісно вимірної, ясної, значущою і досяжною. Змістовною основою мети в певній ситуації управління повинна бути мета вищого ступеня управління, тобто мета більш високого рівня управління.
Митна діяльність перебуває на стику внутрішньої і зовнішньої політики країни і безпосередньо пов'язана з виконанням її найважливіших соціально-економічних і зовнішньоекономічних програм і планів. Головною метою управління в системі митних органів, тобто метою стратегічного управління, є забезпечення реалізації економічної політики РФ. В даний час це той бажаний результат доцільної діяльності митної служби, який повинен бути досягнутий в перехідний період.
Досягнення цієї мети управління реалізується рішенням відповідних комплексів завдань, пов'язаних з виконанням завдань митному органу як фіскального органу з формування доходів федерального бюджету; з підвищенням ролі митної служби як правоохоронного органу; з роботою по зміцненню інтеграції митної служби Росії з митними службами інших держав; подальшим задоволенням соціальних запитів співробітників митної служби.
Залежно від тієї ролі, яку відіграє мета в процесі управління, виділяють кілька типів управління. У митних органах найбільш часто застосовується "управління за відхиленнями", "програмне управління" та "цільове управління".
Управління по відхиленнях має місце на всіх рівнях ієрархії управління митними органами, так як будується головним чином по складається ситуацій. У цьому типі управління цілі не надається великого значення.
Програмне управління засноване на ретельній розробці заданої програми з розчленуванням її за рівнями системи управління з вказівкою послідовності її виконання.
Цей тип управління, поряд з вищенаведеним, є часто вживаним в управлінській діяльності митних органів.
Найбільш рельєфно цей тип управління проглядається у вирішенні фіскально-контрольних завдань з формування дохідної частини федерального бюджету, в розвитку регіональних митних управлінь, створенні та обладнанні мережі автоперехід через митний кордон та ін
У цільовому управлінні мета відіграє основну роль і визначає характер і хід управлінської діяльності.
Змістом цільового управління є його виключно висока аналітичність при визначенні проблеми управління, гранично суворе й чітке формування мети управління; структуризація проблеми управління, побудова "дерева цілей"; суворе узгодження дерева цілей з "деревом завдань", досить висока кореляція між "деревом цілей", "деревом завдань" і організаційною структурою управління; кожна ланка організаційної структури системи управління має об'єднуватися з іншими ланками більш високого порядку.
У цільовому управлінні велику роль відіграє прогнозування.
У практиці управління його типи застосовуються нерідко в поєднанні. Найбільш ефективним поєднанням є поєднання програмного та цільового типів управління, яке отримало назву програмно-цільового. Цей тип управління в даний час для митних органів має винятково важливе значення.
Таким чином, з двох розглянутих компонентів системи управління - структури і процесу - більш динамічним є процес управління. Тому розвиток процесу управління тягне за собою і розвиток структури управління. Зміни в структурі повинні здійснюватися тоді, коли в існуючу структуру процес управління вже не вкладається, коли структура створює істотні перешкоди, стає гальмом розвитку управління, а отже, і всієї системи управління в цілому.
В даний час в митній системі спостерігається вдосконалення динамічних характеристик управління, перш за все - за рахунок впровадження АСУ та інформаційної технології управління.
На закінчення необхідно підкреслити, що удосконалюючи ті чи інші характеристики процесу управління, необхідно постійно враховувати взаємозв'язку процесу і структури системи управління і знаходити моменти перебудови структури. Тому в даний час в ході модернізації митних органів значна увага приділяється вдосконаленню процесу управління.
Організація процесу управління в системі митних органів - це всебічне його впорядкування, яке визначає чіткість, послідовність і припустимі границі його здійснення.
Організація процесу управління включає встановлення:
Необхідною послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і управлінських робіт (операцій).
Тимчасових кордонів виконання управлінських робіт (операцій) певного виду та їх угруповання.
Чіткого надходження достатньої і необхідної інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного етапу процесу управління і всіх його управлінських робіт.
Порядку участі різних ланок системи управління по етапах процесу управління.
Процедур процесу управління як обов'язкових управлінських робіт (погодження, обговорення, візування, затвердження, інформування та ін)
Будь-який процес управління за своїм змістом складається з циклів, етапів, стадій і фаз.
Під циклом управління розуміється відрізок часу, необхідний для повної реалізації всіх загальних функцій управління (аналізу та прогнозування, планування, організації, регулювання, обліку та контролю).
Для реалізації циклів керування необхідно мати нормативну базу, систему планування, систему обліку, системи оцінки та стимулювання діяльності працівників, інформаційне та кадрове забезпечення та ін
Цикл включає етапи, під якими розуміються проміжки часу, протягом яких в одному випадку створюється система майбутньої діяльності, а в іншому - здійснюється управління ходом її функціонування.
Кожен етап містить стадії. Під стадією варто розуміти час, необхідний для повної реалізації якої-небудь однієї загальної функції управління. Відповідно до цього, стадії процесу управління називаються стадією аналізу та прогнозування, стадією планування, стадією організації, стадією регулювання, стадією обліку і стадією контролю.
Кожна стадія складається з різної кількості фаз управління, під якими необхідно розуміти час, необхідний для виконання однієї управлінської роботи (операції).
Таким чином ми бачимо, що за своїм змістом процес управління є досить складним. Він ідентичний для будь-якого виду управління будь-якими митними органами. Крім того, він залишається незмінним і стосовно будь-яких умов.
Результативність роботи митних органів багато в чому залежить від якості рішень, які приймаються на всіх рівнях управління.
Управлінське рішення - це перш за все мисленнєво-вольовий акт вибору суб'єктом управління того чи іншого варіанту поведінки системи управління.
У рішенні формулюються цілі та завдання, що стоять перед об'єктами управління, передбачається міра їх дозволеного поведінки, визначається, які ресурси необхідні для реалізації цілей і завдань. Управлінське рішення, таким чином, містить мету і програму діяльності керованої системи управління. Ось чому саме від якості та своєчасності прийняття управлінських рішень в митних органах залежить, насамперед, успіх і неуспіх управління ними.
Управлінські рішення прийнято класифікувати за різними ознаками. Проте визначальним моментом є умови, в яких приймається рішення. Зазвичай рішення приймаються в умовах визначеності і невизначеності (ризику). Умови визначеності, як правило, зумовлюють прийняття так званих стандартних рішень, умови невизначеності - нестандартних рішень.
Стандартними є рішення, з відхиленнями яких відпрацьована структура самого рішення та процедура його прийняття. Зазвичай вони орієнтовані на зміну окремих кількісних параметрів ситуації, що склалася, термін виконання і розстановку виконавців, а загальна її структура залишається колишньою. Подібні рішення можуть прийматися досить швидко, без спеціальної підготовки (наприклад, накази про прийом і звільнення кадрів).
Що стосується нестандартних рішень, то вони, як правило, є творчими. Безсумнівно, що в умовах невизначеності, а отже, і ризику, потреба в таких рішеннях сильно зростає. Це пов'язано з необхідністю постійно пристосовуватися до змінного митної обстановці і з маневруванням ресурсами під впливом як внутрішніх, так і неконтрольованих зовнішніх факторів.
Існують і інші критерії класифікації управлінських рішень:
По важливості і тривалості дії рішення поділяються на стратегічні, оперативні, тактичні.
За формою підготовки - на одноособові, групові та колективні рішення.
За змістом - на рішення адміністративного, економічного і морального характеру.
За характером реалізації - на рішення директивного і рекомендаційного характеру.
За способом фіксації управлінського рішення - на письмові або усні рішення (розпорядження).
Можливі й інші підстави для класифікації управлінських рішень.
Рішення - це директивний акт, що організує, спрямовує і стимулює спільні дії співробітників для досягнення поставлених цілей. Звідси - постійно зростаючі вимоги до їх обгрунтованості, збалансованості та дієвості.
Такими вимогами є:
Відповідність рішення політичним і соціально-економічним установкам держави. Ця вимога обумовлена тим, що стратегічні і тактичні завдання митної служби випливають з цілей і завдань, що визначаються законодавцем і урядом. Тому будь-які дії митних органів мають завжди політичний і соціально-економічний характер, і приймати рішення про їх здійсненні можна тільки з урахуванням політичної та соціально-економічної обстановки і їх наслідків. На політичний і соціально-економічний підхід до вироблення майбутніх дій і їхній політичний аналіз не повинні впливати ніякі причини і мотиви. Неодмінна умова дотримання даної вимоги - глибоке розуміння співробітниками проблем митної політики.
Об'єктивність рішення означає облік в ньому існують у даний момент всіх зв'язків і відносин у боротьбі з протиправними діями противника, а також закономірностей цієї боротьби.
Оптимальність рішення означає, що воно в цілому має відповідати даній конкретній ситуації.
Будь-яке рішення цінне в тому випадку, якщо воно прийнято своєчасно. Ця вимога означає оперативність у прийнятті рішення і диктується необхідністю швидкого обслуговування підконтрольних осіб, розтину порушення митних правил або їх попередження.
Швидкість прийнятих рішень залежить від своєчасності надходження інформації.
Своєчасність рішень в митній діяльності залежить від стійких позитивних морально-психологічних якостей її співробітників. Розгубленість в умовах дефіциту часу, нерішучість в оцінках ситуації призводять до повільність, до того, аби відкласти вирішення питання. Разом з тим, не потрібна і квапливість у прийнятті рішень. Це може призвести до порушення законності, інших негативних наслідків. Рішення повинні бути конкретними і гнучкими. Конкретність - це чітка визначеність змісту рішення. Особливо важлива чіткість у визначенні завдань, які ставляться перед виконавцями. Конкретність рішення не виключає, а передбачає його гнучкість, що забезпечується шляхом вироблення прийнятої лінії поведінки посадових осіб з поданням певного простору для самостійного реагування на непередбачені обставини, на будь-які несподіванки. Підготовка, прийняття та реалізація решенійКакого б виду ні було потрібне рішення, бажано всю роботу з його підготовки, прийняття та реалізації вести в певній послідовності, принципова доцільність якої вироблена теорією і практикою управління.
Природно, що логіка конкретної роботи керівника митного органу з підготовки, прийняття та реалізації рішення може відрізнятися в залежності від специфіки останнього, рівня управління, характеру завдань і умови, в яких працює даний митний орган. Однак в узагальненому вигляді ця схема є дієвою, тому окремі блоки її доцільно розглянути більш докладно.
При підготовці рішення перш за все необхідно виявити і проаналізувати проблемну ситуацію. Вчасно виявити проблему - це значить на ранній стадії зрозуміти основне протиріччя між конкретною метою діяльності митного органу та сформованими умовами для її реалізації. Матеріали аналізу дозволяють об'єктивно зважити значимість виник суперечності, виявити його причини і, головне, визначити його ймовірні кінцеві результати. Таким чином, встановлюються базові проблеми, за вирішення яких треба братися в першу чергу: проводиться їх ранжування та вибір стратегічного напрямку їх вирішення, після чого формулюються цілі.
Базові проблеми можуть виявлятися самостійно керівником митного органу на основі аналізу різноманітної інформації, з якою йому доводиться мати справу, або задаватися ззовні в результаті:
Отримання рішення вищого рівня (наказ, вказівка, розпорядження, план роботи і т.д.), для виконання якого потрібно застосувати приватне, більш конкретне рішення на своєму рівні.
Надходження від співробітників (підрозділів), а також з різних відомств, установ та організацій, учасників ЗЕД та інших приватних осіб різноманітних питань (запитів), що стосуються митної справи.
| < Попередня | Наступна > |
|---|
